Politique de confidentialité

Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles ?

GEM recueille, utilise et peut divulguer vos informations aux fins suivantes :

• Pour ouvrir un dossier de demande d’indemnisation à votre nom.
• Pour vérifier votre identité.
• Pour vous fournir des services d’assistance.
• Pour approuver les prestations d’assurance couvertes par votre régime d’assurance.
• Pour vérifier l’exactitude de vos informations personnelles.
• Analyser les demandes.
• Évaluer et statuer sur votre demande.
• Obtenir des indemnités de la part des tiers responsables de vos pertes.
• Pour d’autres raisons que GEM vous indiquera avant de collecter, d’utiliser et de divulguer vos informations.

Comment nous recueillons vos données personnelles

GEM recueille vos informations personnelles directement auprès de vous. Le GEM recueille également des informations personnelles auprès de tiers, lorsque cela est nécessaire, mais pas sans avoir obtenu au préalable votre consentement explicite.

Comment nous obtenons votre consentement

Le GEM vous informe des raisons pour lesquelles il a besoin de vos informations personnelles avant d’obtenir votre consentement. Le consentement peut être déduit de la divulgation volontaire de vos informations personnelles. Le GEM doit également obtenir votre consentement explicite, oralement ou par écrit, dans les situations où vos informations sont collectées ou divulguées. Le GEM obtiendra votre consentement lorsqu’il est nécessaire pour une finalité qui ne vous a pas été identifiée au préalable. GEM enregistre votre consentement dans votre dossier.

Divulgation et utilisation de vos données personnelles

Aucune information personnelle n’est divulguée à un tiers sans votre consentement écrit, à moins que la divulgation de vos informations personnelles ne soit autorisée ou obligatoire en vertu des lois fédérales et provinciales canadiennes. GEM s’assurera que votre consentement est éclairé, en vous informant de la raison pour laquelle nous devons divulguer les informations. GEM divulgue également vos informations personnelles aux parties suivantes, lorsque cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions : le souscripteur de votre couverture d’assurance, les filiales de GEM, les employés de GEM et les tiers engagés par GEM pour fournir des services. GEM limite la divulgation en ne divulguant que les informations personnelles nécessaires à la réalisation de l’objectif qui vous a été préalablement identifié.

Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement ou refuser que vos informations soient collectées, utilisées ou divulguées pour toute finalité qui vous a été indiquée précédemment. Dans certaines circonstances, votre consentement peut être requis pour des raisons légales ou contractuelles. Dans ces circonstances, le retrait ou le refus de votre consentement peut affecter notre capacité à vous offrir des services ou, par exemple, votre couverture d’assurance ou votre droit à indemnisation en vertu d’un contrat d’assurance. Pour plus de détails, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée.

Sauvegarde de vos données personnelles

Vos informations personnelles sont enregistrées dans des fichiers électroniques bien identifiés. Les documents électroniques sont conservés dans des bases de données sécurisées et notre département des technologies de l’information veille à ce que leur intégrité et leur précision soient préservées. L’accès à ces bases de données est limité et les systèmes sont protégés, notamment par l’utilisation de pare-feu. Chez GEM, aucun document, disque ou autre document physique ou électronique contenant des informations personnelles ne peut être jeté sans que l’on se soit assuré et que l’on ait vérifié qu’il ne peut être restauré. Tous les documents contenant des informations personnelles qui ne sont plus nécessaires sont détruits.

Accès à vos données personnelles

Le GEM vérifie l’identité du demandeur avant de donner accès aux informations personnelles. Dans certains cas, des frais administratifs seront appliqués. Vous pouvez avoir accès à votre dossier en envoyant une demande écrite. Dès réception de la demande écrite, GEM prépare une copie du dossier et vous l’envoie uniquement. Si vous estimez que les informations ne sont pas à jour ou qu’elles ne sont pas exactes, GEM les modifiera ou les corrigera, à votre demande, si elles s’avèrent déficientes. Pour plus de détails sur la manière d’accéder à vos informations personnelles, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée. Veuillez consulter la section intitulée « Questions, demandes d’accès, préoccupations » ci-dessous. Dans des circonstances exceptionnelles, l’accès peut être refusé par le GEM.

Conservation de vos données personnelles

GEM conserve vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées et pour satisfaire aux exigences légales et contractuelles.

Questions, demandes d’accès, préoccupations

Si vous avez des questions, si vous voulez accéder à vos renseignements personnels, si vous voulez contester la gestion de vos renseignements personnels par GEM ou si vous avez d’autres préoccupations concernant vos renseignements personnels, veuillez composer le 1-800-465-8602 ou le 819-566-8833 et demandez à parler à notre responsable de la protection des renseignements personnels.